4 Dicas para não perder seus orçamentos: Como conseguir mais contratos?

Veja como evitar ser descuidado em relação ao monitoramento de seus orçamentos e abrir portas para sua concorrência

Na hora de fazer um orçamento, todo agente comercial precisa ter a certeza de que atinge um objetivo de contratações, mas deve também tratar de não ser descuidado com aqueles negócios que não foram fechados e que ficaram na fase do orçamento esperando uma resposta do cliente.

Eis uma constatação: Se o interessado está organizando seu aniversário, casamento, ou qualquer outro tipo de evento e não aceitar as condições de seu orçamento, significará que preferiu a proposta de algum concorrente. Para evitar estas situações, a ACP Sistemas preparou uma lista de dicas para não perder orçamentos que não viraram pedido/reserva:

1. O cliente precisa de profissionalismo, mas também proximidade

No setor de locação de materiais para eventos, de um modo geral, o cliente sabe que evento organizará, talvez inclusive quando, mas os detalhes sobre o que realmente necessitará serão definidos durante o orçamento e, por vezes, até o último momento.

É importante nesta situação que, antes de fornecer qualquer preço, você consiga o máximo de informações possíveis sobre o interessado e sobre o evento que está sendo organizado: Nome, data, qual o tipo de celebração, quantas pessoas se estima que participarão… para propor um ambiente personalizado com aqueles materiais de que você dispõe.

Fornecer preços por telefone, ou até pessoalmente, sem obter essas informações lhe impedirão de ter um seguimento da evolução das ofertas. Tenha em mente que, principalmente para eventos de longa data, o cliente vai entrar em contato com várias empresas, o que obrigará você a atualizar sua proposta.

É importante também cuidar dos orçamentos que se encontram no seu escopo de atuação antes de ir em busca de novos.

Podemos imaginar o mercado como um bolo e o número de clientes com os que você consegue orçamentos, como fatias. Se você tenta se servir mais bolo sem ter terminado de aproveitar o que tem em seu prato, terminará por perder tanto o que já tinha quanto o que tentou atingir.

O segredo, neste sentido, é se concentrar e trabalhar no que você já tem em mãos, priorizar a fatia que você já alcançou e obviamente sem esquecer dos possíveis novos clientes. 

2. Procure ser claro em relação à suas ofertas, mas permita flexibilidade

Na hora de expor o que sua empresa tem para oferecer, por um lado é importante que você mostre transparência em relação aos preços, mas também será seu trabalho assegurar que o cliente realmente entenda o valor de tudo o que está incluído na proposta. Uma boa dica para flexibilizar a oferta é que você, em vez de mudar o preço dos produtos oferecendo descontos, disponibilize materiais que o cliente não pensou, mas que podem ser de utilidade e dar um aspecto mais atrativo à contratação.

3. Estabeleça um canal de comunicação com seu cliente

Procure sempre encorajar seu cliente a retornar a ligação para novas dúvidas, esclarecimentos ou atualizações de suas necessidades e requisitos; se disponibilize para contato por outros meios, como e-mail, por exemplo.

Vale recomendar também que, mesmo em orçamentos pequenos ou que pareçam de menor importância, todos os dados do cliente e de suas solicitações sejam registrados e, ainda mais, que o próprio cliente seja registrado no seu sistema, de modo a oferecer um orçamento personalizado e baseado naquilo que já foi de seu interesse, se não for seu primeiro orçamento.

Afinal, como já mencionado, se você só fornecer preços, terá uma alta chance de o cliente não ligar de novo. Para implementar uma boa organização, procure agendar com seu cliente um cronograma de decisão.

Pergunte a ele o que o faz ter que pensar, o que o deixa com dúvidas e que fatores são decisivos para tomar uma atitude afirmativa. Use essas informações para manter um contato predefinido e que não o incomode, mas que o faça entender que você está interessado em que ele efetue uma boa reserva.

Até o dia do evento, procure manter o contato com o interessado para ter uma noção do momento em que ele se encontra na jornada de decisão. Se você se mostrar solícito e presente, também terá mais possibilidade de ser priorizado.

4. Organize seus contatos pelas datas de seus eventos

Embora pareça uma dica óbvia, é importante que você separe em pelo menos dois grupos os tipos de eventos para os que você fará orçamentos: os de meio e os de longo prazo:

• Para eventos que aconteçam de forma mais imediata, por exemplo, no intervalo de um mês, geralmente o interessado já tem uma ideia da maioria de requisitos para a ocasião. Neste caso sua tarefa será a de oferecer uma proposta estritamente em base ao que está disponível em seu acervo ou com maior prontidão;
• Para celebrações de longa data você terá mais margem de oferta. Isto é, você poderá prever a inclusão de mais materiais ou de promoções mais flexíveis, tendo em conta inclusive itens que podem não estar ainda disponíveis em seu acervo. Aqui, ter o acompanhamento já mencionado vai servir para atualizar a proposta feita para o cliente e oferecer uma maior vantagem competitiva.

Nós aconselhamos que você tenha em sua equipe pessoas encarregadas, de forma separada, por cada um desses tipos de eventos: uma equipe que feche reservas imediatas ou próximas e uma outra, normalmente menor, que mantenha o contato com clientes que pretendam fazer eventos que requerem mais tempo tanto para orçar como para organizar.

Isso só é possível com um sistema que ofereça uma previsibilidade e registro de todos seus orçamentos e reservas, separando-os por tipo, data, verba, entre outras coisas. Confira como isto é resolvido por empresas com anos de mercado usando o BestLOC, nosso sistema de gerenciamento para locadoras de eventos, no post:

Como usar relatórios para fazer um seguimento de seus orçamentos e reservas no BestLOC

Agora que você leu este artigo e entendeu um pouco mais sobre o assunto abordado, o que acha de deixar um comentário com sua opinião? Nos diga o que acha dessa dica e como você aplica na sua empresa. Tenho certeza que seu comentário pode servir para outras pessoas também. 

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